Hvad kan du gøre som leder?

Foto af: Unsplash

Tema: Stor arbejdsmængde og tidspres

Forebyggelse af stor arbejdsmængde og tidspres er en ledelsesmæssig opgave og handler om at få afstemt krav og ressourcer på arbejdspladsen.

Arbejdsopgaver kommer sjældent i en jævn strøm, enkelte opgaver kan vise sig større eller mere vanskelige end først beregnet, og der kan hurtigt opstå spidsbelastninger på grund af sygdom eller andre uforudsete hændelser. Det er derfor ikke nok at kigge på bemanding og sørge for, at de overordnede rammer er på plads. Forebyggelse af stor arbejdsmængde og tidspres skal også indarbejdes i den daglige ledelse.

12 anbefalinger til den daglige ledelse

Vi har i den forbindelse sammenfattet en liste med 12 anbefalinger til den daglige ledelse:

Hav tydelige mål, rammer og retningslinjer. Det fjerner usikkerhed, skaber ro på de indre linjer og sikrer et bedre fokus på kerneopgaven.
Sørg for at få afstemt forventningerne internt på arbejdspladsen. Det behøver ikke tage lang tid, men kan f.eks. ske ved et tavlemøde.
Sørg for at få afstemt forventninger med de borgere eller kunder, der modtager jeres ydelser. Det mindsker risikoen for klager og krav, I ikke kan indfri.
Sørg for løbende prioritering af opgaverne. Ikke alle opgaver er lige vigtige, og når tidspresset er stort, kan det være nødvendigt at prioritere de vigtigste først, frem for at prøve at nå det hele.
Læs om Prioriteringsmatrixen.
Følg op på fordelingen af opgaver. Vurdér løbende, om der er ledige ressourcer, og om der er opgaver, som kan fordeles bedre.
Sørg for at sætte ind på alle niveauer. Selvom forebyggelse er en ledelsesopgave, kræver et godt arbejdsmiljø, at der sættes ind på alle niveauer, fra individ og gruppe til ledelse og organisation.
Læs om IGLO-princippet.
Giv faglig støtte og sparring. Lad ikke medarbejdere stå alene med spørgsmål og uløste problemer, men sørg for løbende faglig støtte og sparring. Det kan f.eks. være i form af gode råd, konstruktiv feedback eller anerkendelse for vel udført arbejde.
Skab en positiv feedback-kultur, hvor feedback kan gå begge veje. Det er svært som leder at handle på information, man ikke har fået.
Læs om feedback begge veje og ledelse opad.
Hav klare procedurer for håndtering af spidsbelastninger og uforudsete hændelser. Det kan f.eks. være underbemanding på grund af sygdom, klager fra borgere eller kunder, driftsproblemer eller lignende.
Tag tydeligt ansvar for situationen som leder. Overlad det ikke til medarbejderne alene at finde ud af, hvad de skal gøre, når kravene er større end ressourcerne. Meld ud, hvordan situationen skal håndteres, og vis som ledelse, at I påtager jer ansvaret for de konsekvenser, der måtte komme.
Hold øje med stressniveauet. Stress bliver ofte først opdaget, når medarbejderen melder sig syg. Ved at være opmærksomme på stressniveauet, bliver det muligt at gribe ind i tide.
Læs om Stresstrappen.
Sørg for at inddrage arbejdsmiljøorganisationen i det forebyggende arbejde. Det sikrer et godt samarbejde omkring det psykiske arbejdsmiljø.

Tilbage til temaforside

Læs mere om stor arbejdsmængde og tidspres

		Hvad kan du gøre som medarbejder Som medarbejder har du kun begrænset indflydelse på de overordnede rammer. Der er dog stadig en række ting, du selv kan gøre, for ikke at blive unødigt belastet af stor arbejdsmængde og tidspres

		5 tegn på stor arbejdsmængde og tidspres Når I skal vurdere, om en eller flere af jeres medarbejdere er udsat for stor arbejdsmængde og tidspres, kan I starte med at undersøge, om nogle af de følgende forhold er til stede. Er svaret ja, kan der være tale om en ubalance mellem arbejdsmængde og tidspres, som I skal gøre noget ved.

		Hvad er positiv og negativ stress Ordet stress bliver brugt i mange betydninger. I daglig tale er stress blevet synonym med travlhed og bruges som negativ fællesbetegnelse for alt, hvad der har med at føle sig presset at gøre. “Jeg er stresset”, siger mange, når de har travlt eller føler, de mister overblikket.

		Årsager til langvarig stress Langvarig, negativ stress opstår bl.a., når vi over en længere periode oplever et misforhold mellem krav og ressourcer, dvs. mellem de krav, vi oplever, der bliver stillet til os, og de muligheder, vi har for at indfri dem.

Værktøjer til at forebygge

		IGLO-metoden: Forebyggelse på alle niveauer. IGLO er en forkortelse for Individ, Gruppe, Ledelse og Organisation. Ideen med IGLO-princippet er at sikre, at der bliver sat effektivt ind med forebyggelse på alle niveauer.

		Feedback begge veje Feedback er traditionelt noget medarbejdere får af deres ledere, eller i hvert fald efterspørger af deres ledere. Mange arbejdspladser har imidlertid også fået øjnene op for, at feedback kan gå den anden vej: Fra medarbejderne til ledelse. Dette kaldes populært ofte for “ledelse opad”.

		Prioriteringsmatrixen Prioriteringsmatrixen findes i mange varianter. Ideen er dog den samme i dem alle: At skabe et bedre overblik over de daglige opgaver og give mulighed for at opprioritere de opgaver, som det har størst værdi at få løst hurtigt, og nedprioritere de opgaver, som det har mindst værdi at få løst hurtigt.

		Stresstrappen Det kan være svært at måle arbejdsrelateret stress. En læge kan godt nok måle koncentrationen af stresshormonet kortisol i blodet, men koncentrationen siger ikke nødvendigvis noget om, hvor stresset medarbejderen føler sig, eller hvor meget det påvirker arbejdet.