Rengøring i topklasse

Er du arbejdsgiver eller leder med personaleansvar?

Så henvender denne arbejdsmiljøguide sig til dig.

Som arbejdsgiver er du ansvarlig for at sikre dine medarbejdere et sikkert og sundt arbejdsmiljø, og som leder med personaleansvar vil det ofte være din opgave at varetage de opgaver, der følger med i den forbindelse. Det drejer sig både om det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, dvs. at forebygge ulykker, nedslidning, stress og andre erhvervsrelaterede lidelser.

Læs mere her: Lederguide til godt arbejdsmiljø

Den bedste garanti for at de fleste relevante og nødvendige arbejdsmiljøhensyn ved udbud og udlicitering er inddraget, er systematisk at gennemgå alle arbejdsmiljøregler på området. Dette værktøj er udviklet til formålet. Værktøjet består af syv checklister, som primært er udviklet til udbydere.

Som tilbudsgivere, og leverandør af rengøring bør du også kende disse og anvende dem i dialogen med udbydere.

Hent værktøjet her:

Arbejdsmiljøkrav ved udbud og udlicitering

APV portalen er en hjemmeside hvor du kan hente inspiration, metoder og værktøj til at gennemføre en god Arbejdspladsvurdering (APV) i din virksomhed, målrettet til rengøring. Der er også en APV proces i det psykisk arbejdsmiljø, samt APV for ledere.

Gå til portalen her: APV Portalen

Nedenfor har vi 2 prioriteringensværktøjer.

Rød, gul og grøn

Består af et skema, som I skal udfylde og ved en kort beskrivelse af hvordan rengøringsopgaverne prioriteres ved f.eks. sygdom.

Rød, Gul og Grøn udfyldes som herunder:

• Grøn er rengøring efter plan
• Gul er rengøringsopgaver ved mindre fravær
• Rød er rengøringsopgaver ved stort fravær

Hent tomt skema: PPT

Hent eksempel: PPT

Kan og Skal

Formålet med dette værktøj er at beskrive kerneopgaverne - hvad I SKAL nå ifølge rengøringsplanerne, hvad I kan gøre når der er tid. Værktøjet kan også bruges til at drøfte hvordan I forholder jer og prioriterer ved sygdom og ferie.

Værktøjet hjælper jer til at blive enige om jeres visioner for arbejdet og om, hvad der er jeres kerneydelse. Processen går ud på at dele arbejdskravene op i to grupper:

• Skal-krav og kan-krav.
• Skal-krav er kerneydelsen, som I minimum skal levere.
• Kan-krav er det, I KAN lave, hvis der er tid til det

Værktøjet kan anvendes ved eks. et udvidet personalemøde.

Arbejd med god samvittighed.

Værktøjet sætter fokus på, at I bruger jeres tid rigtigt og samtidig får I mulighed for med god samvittighed at prioritere bestemte opgaver fra i travle perioder. Det forebygger stress, at I gør det i fællesskab, så det ikke er op til den enkelte at træffe valgene i hverdagen.

Processen

I bliver enige om en fælles prioritering af, hvad der er kerneydelse, og hvilke opgaver der ligger ud over kerneydelsen. Det giver en større klarhed over følgende vigtige spørgsmål:

• Er I enige om, hvad I skal prioritere højst?
• Bruger I tiden på det, I prioriterer højst?
• Er jeres mål realistiske?

Kerneydelsen og det ekstra.

Når I taler om en kerneydelse, giver det sig selv, at I også kan tale om andre ydelser, som ikke er så centrale.

Det modsætningsfyldte opstår, fordi disse kan-opgaver ofte opleves som krav, selvom de egentlig er noget vi KAN gøre

Uklarhed om ”skal-krav” giver stress.

Når mange ”kan-krav” glider over og opleves som ”skal-krav” stiger stressen, og vi oplever ikke at slå til i arbejdet. Det giver øget risiko for udbrændthed.

Derimod kan vi føle os mere trygge og tilfredse, hvis vi forholder os til ”skal-kravene” og efter endt arbejdsdag kan sige: Ja, jeg levede op til kravene - og lidt til. Hvis der er klarhed over, hvilke opgaver vi SKAL udføre, kan det modvirke følelsen af ikke at slå til og i stedet hjælpe til, at man efter endt arbejdsdag kan sige ”nok har vi haft travlt, men vi valgte at gøre det vigtigste”.

Værktøjet - Brainstorm:

Lav en liste over de arbejdsopgaver I har. Listen skal både rumme de helt konkrete daglige opgaver og de mere overordnede.

Noter alle de opgaver, I kan komme i tanke om. Udarbejd en liste med de vigtigste skal-opgaver og de vigtigste kan-opgaver. Drøft og prioriter opgaverne og sæt dem op i et skema på et synligt sted på arbejdspladsen.

Opfølgning og vedligeholdelse

For at holde fast i virkningen af værktøjet kan I tage emnet op på et personalemøde 1-2 måneder efter det første møde. Når I efterfølgende taler om stress, er det desuden en god idé at forholde jer til, om det er ”skal-opgaver” eller ”kan-op­gaver”, der stresser.

Når der kommer nye medarbejdere skal de sættes ind i adskillelsen mellem skal-opgaver og kan-opgaver, og I kan overveje at gennemføre værktøjet igen efter et års tid.

• Har de erfaringer fra rengøringsbranchen?
• Har de arbejdet med rengøringsstandarder før? Og evt. hvilke?
• Hvilke metoder og redskaber har de erfaring med?
• Hvilke sprogkundskaber har de i skrift og tale?
• Ved de, at de f.eks. må påpege fejl, mangler og opgaver de ikke har nået?

• Sæt tid af til dialog og medarbejderinddragelse.
• Fortæl, hvordan du/leder kan kontaktes og hvornår.
• Vær åben, lytten og nysgerrig.
• Fortæl hvem der kan kontaktes, når du som leder ikke er til gængelig.

• Kan forstå og anvende rengøringsplaner.
• Kan forstå og anvende rengøringsstandarden og vide hvilke forventninger der er til kvaliteten.
• Kan forstå og anvende arbejdspladsbrugsanvisninger.
• Kan håndtere og dosere rengøringsmidler korrekt.
• Kan anvende de rigtige værnemidler korrekt.
• Kan arbejde i korrekte arbejdsstillinger, evt. indhent assistance af en fysioterapeut/ergoterapeut.
• Kan forstå og anvend tekniske hjælpemidler korrekt.
• Hvem kan de kan kontakte for at få hjælp i særlige farlige situationer.
• Kender til rengøringsstedes regler for sikkerhed og sundhed.

• Instruktionen følges og der rettes op på fejl.
• Værnemidler anvendes.
• Der er særlig opmærksomhed på:
  • nye medarbejdere
  • unge medarbejdere
  • indførelse af nye metoder
  • nye arbejdsopgaver
  • nye arbejdssteder
  • nye rutiner
  • nye tekniske hjælpemidler

• Leveringen af kvaliteten af arbejde, herunder bl.a. årstid problematikker, højtider, og andre spidsbelastninger.
• Hvor meget man kan nå i løbet af dagen.
• Ledelsens forventninger til de enkelte medarbejdere, om hvor lang tid det tager at opnå en rutine, og erfaringen så man selv kan klare et fuldt område.

• Har de erfaringer fra rengøringsbranchen?
• Har de arbejdet med rengøringsstandarder før? Og evt. hvilke?
• Hvilke metoder og redskaber har de erfaring med?
• Hvilke sprogkundskaber har de i skrift og tale?
• Ved de, at de f.eks. må påpege fejl, mangler og opgaver de ikke har nået?

• Prioriter tid til dialog.
• Prioriter samarbejdet.
• Aftal spilleregler for samarbejdet.
• Afsæt faste møder hvor problemstillinger frit kan vendes og drøftes.
• Hav en åben dørs politik.
• Fortæl hvornår og hvordan du kan kontaktes i haste situationer.

• Prioriter møder med medarbejderne f.eks. teammøder, personalemøder.
• Aftal indhold af dagsorden med tillids- og arbejdsmiljørepræsentanten.
• Aftal hvordan medarbejderne som arbejder aften og nat tilgodeses.
• Aftal hvordan information formidles bedst ud – f.eks. nyhedsbreve/intranet/opslagstavle.

• Planlæg ændringer og informer i god tid.
• Medinddrag medarbejderne i planlægning, prioriteringer og ved ændringer.
• Hav en plan for hvordan arbejdet udføres eller dækkes ved sygdom eller ferie.
• Overvej hvordan ændring meldes bedst ud – inddrag tillids- og arbejdsmiljørepræsentanten.

• Inddrag medarbejderne i APV processen.
• Brug APV'en konstruktivt i det daglige arbejde.
• Følg op på handlingsplanen/ planerne.
• Sikre at medarbejder/AMO inddrages med indkøb af rengøringsprodukter og tekniske hjælpemidler.
• Afhold den årlige arbejdsmiljødrøftelse.
• Sørg for at arbejdsmiljørepræsentanter har de fornødne kompetencer/ uddannelse til at udføre sine opgaver.
• Sikre at arbejdsmiljørepræsentanten har den lovpligtige kompetence plan for uddannelse/kurser.
• Sørg for at arbejdsmiljørepræsentanterne har tid nok til arbejdsmiljøarbejdet.
• Vurdér om der er forhold i arbejdet, der kan medføre fare for sikkerhed og sundhed f.eks. nedslidning, stress og ulykker mv. og handel på det.
• Hav procedure for fastholdelse af medarbejder og hvordan arbejdet kan tilpasses.
• Sørg for godt samarbejde om arbejdsmiljø med udbyder/arbejdsstederne.
• Bed om medinddragelse i forbindelse med om-, ny- og tilbygning.
• Hav en procedure for ”sygesamtaler”.