Nedenfor har vi 2 prioriteringensværktøjer.
Rød, gul og grøn
Består af et skema, som I skal udfylde og ved en kort beskrivelse af hvordan rengøringsopgaverne prioriteres ved f.eks. sygdom.
Rød, Gul og Grøn udfyldes som herunder:
- Grøn er rengøring efter plan
- Gul er rengøringsopgaver ved mindre fravær
- Rød er rengøringsopgaver ved stort fravær
Hent tomt skema: PPT
Hent eksempel: PPT

Kan og Skal
Formålet med dette værktøj er at beskrive kerneopgaverne - hvad I SKAL nå ifølge rengøringsplanerne, hvad I kan gøre når der er tid. Værktøjet kan også bruges til at drøfte hvordan I forholder jer og prioriterer ved sygdom og ferie.
Værktøjet hjælper jer til at blive enige om jeres visioner for arbejdet og om, hvad der er jeres kerneydelse. Processen går ud på at dele arbejdskravene op i to grupper:
- Skal-krav og kan-krav.
- Skal-krav er kerneydelsen, som I minimum skal levere.
- Kan-krav er det, I KAN lave, hvis der er tid til det
Værktøjet kan anvendes ved eks. et udvidet personalemøde.
Arbejd med god samvittighed.
Værktøjet sætter fokus på, at I bruger jeres tid rigtigt og samtidig får I mulighed for med god samvittighed at prioritere bestemte opgaver fra i travle perioder. Det forebygger stress, at I gør det i fællesskab, så det ikke er op til den enkelte at træffe valgene i hverdagen.
Processen
I bliver enige om en fælles prioritering af, hvad der er kerneydelse, og hvilke opgaver der ligger ud over kerneydelsen. Det giver en større klarhed over følgende vigtige spørgsmål:
- Er I enige om, hvad I skal prioritere højst?
- Bruger I tiden på det, I prioriterer højst?
- Er jeres mål realistiske?
Kerneydelsen og det ekstra.
Når I taler om en kerneydelse, giver det sig selv, at I også kan tale om andre ydelser, som ikke er så centrale.
Det modsætningsfyldte opstår, fordi disse kan-opgaver ofte opleves som krav, selvom de egentlig er noget vi KAN gøre
Uklarhed om ”skal-krav” giver stress.
Når mange ”kan-krav” glider over og opleves som ”skal-krav” stiger stressen, og vi oplever ikke at slå til i arbejdet. Det giver øget risiko for udbrændthed.
Derimod kan vi føle os mere trygge og tilfredse, hvis vi forholder os til ”skal-kravene” og efter endt arbejdsdag kan sige: Ja, jeg levede op til kravene - og lidt til. Hvis der er klarhed over, hvilke opgaver vi SKAL udføre, kan det modvirke følelsen af ikke at slå til og i stedet hjælpe til, at man efter endt arbejdsdag kan sige ”nok har vi haft travlt, men vi valgte at gøre det vigtigste”.
Værktøjet - Brainstorm:
Lav en liste over de arbejdsopgaver I har. Listen skal både rumme de helt konkrete daglige opgaver og de mere overordnede.
Noter alle de opgaver, I kan komme i tanke om. Udarbejd en liste med de vigtigste skal-opgaver og de vigtigste kan-opgaver. Drøft og prioriter opgaverne og sæt dem op i et skema på et synligt sted på arbejdspladsen.
Opfølgning og vedligeholdelse
For at holde fast i virkningen af værktøjet kan I tage emnet op på et personalemøde 1-2 måneder efter det første møde. Når I efterfølgende taler om stress, er det desuden en god idé at forholde jer til, om det er ”skal-opgaver” eller ”kan-opgaver”, der stresser.
Når der kommer nye medarbejdere skal de sættes ind i adskillelsen mellem skal-opgaver og kan-opgaver, og I kan overveje at gennemføre værktøjet igen efter et års tid.