Foto af: Jungwoo Hong/Unsplash
Tema: Stor arbejdsmængde og tidspres
Prioriteringsmatrixen findes i mange varianter. Ideen er dog den samme i dem alle: At skabe et bedre overblik over de daglige opgaver og give mulighed for at opprioritere de opgaver, som det har størst værdi at få løst hurtigt, og nedprioritere de opgaver, som det har mindst værdi at få løst hurtigt.
Matrixen er tegnet ind i et koordinatsystem med to akser: én der viser hvor vigtigt eller værdifuldt, det er at få løst en opgave, og én der viser, hvor meget det haster. Det kan f.eks. have stor værdi at få testet et nyt teknisk hjælpemiddel. Men hvis der på grund af sygdom mangler folk, kan det måske vente, eller måske helt springes over, så de vigtigste kerneopgaver kan få topprioritet. Og så fremdeles.
Kan bruges som personligt værktøj og til ledelse
Prioriteringsmatrixen kan både bruges som et personligt værktøj til prioritering af ens egne opgaver, eller som et ledelsesværktøj til prioritering af opgaver for et team eller en afdeling.
Det gode ved at tegne opgaverne ind på en matrix, er, at prioriteringen ikke længere kun findes i hovedet på den daglige leder, men bliver synliggjort for alle i gruppen, så de kan tage konsekvensen og planlægge deres dag derefter uden panik.
Succes med prioriteringsmatrixen forudsætter overordnet prioritering af leder
Skal prioriteringsmatrixen hjælpe med at reducere belastningen ved stor arbejdsmængde og tidspres, kræver det selvfølgelig, at den daglige leder har modet og handlekraften til at foretage den nødvendige prioritering, og tager hånd om de konsekvenser, det nu måtte få at rykke opgaver, der ellers hastede, helt ned i bunden.
Download eksempel på prioriteringsmatrix her.
Tilbage til temaforside
